Privacybeleid

In dit beleid lees je hoe Voxion omgaat met persoonsgegevens op deze website en in het Voxion-platform: wat we verzamelen, waarom, wie ons daarbij helpt, hoe lang we het bewaren en welke rechten je hebt.

Wie we zijn

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Khan Finance B.V., handelend onder de naam Voxion
Waldorpstraat 1790
2521 CZ Den Haag
Nederland
KvK-nummer: 53974999
Btw-nummer: NL868719675B01

Vragen over je gegevens of een verzoek om je rechten uit te oefenen? Mail naar voxion@idataconsulting.ai.

Voor wie dit beleid geldt

• bezoekers van deze website, ook als je het contactformulier verstuurt of een demo-assistent uitprobeert;
• klanten die het Voxion-platform gebruiken, en de teamleden die zij uitnodigen.

Heb je gesproken met een assistent die een bedrijf met Voxion heeft gebouwd, aan de telefoon of in een chat op de website van dat bedrijf? Dan bepaalt dat bedrijf wat er met het gesprek gebeurt en is het daarvoor verantwoordelijk; wij verwerken het gesprek in opdracht van dat bedrijf. Neem met vragen of verzoeken contact op met dat bedrijf. Neem je in plaats daarvan contact met ons op, dan sturen we je verzoek door.

Bezoekers van de website

Contactformulier. Als je het contactformulier verstuurt, ontvangen we je naam en e-mailadres, en als je die invult ook je bedrijf, bedrijfsgrootte, toepassing en bericht. We gebruiken die gegevens om je te antwoorden en je aanvraag op te volgen. Het formulier komt per e-mail bij ons binnen; de website bewaart geen kopie.

Demo-assistenten. De demo-assistenten op deze website draaien op het Voxion-platform. Wat je typt of zegt, wordt verwerkt door de AI- en spraakdiensten hieronder om een antwoord te maken, en de tekst van het gesprek wordt opgeslagen bij onze andere gespreksgegevens. De spraakdemo neemt je stem niet op; die wordt omgezet in tekst terwijl je praat. Sommige demo’s vragen vooraf om je naam en e-mailadres: wat je daar invult, wordt niet opgeslagen. Deel in een demo geen gevoelige persoonsgegevens.

Analytics. Alleen als je analytische cookies accepteert, gebruiken we Google Analytics 4 om te zien hoe bezoekers deze website gebruiken. Meer daarover lees je in ons cookiebeleid.

Technische gegevens. Zoals bij elke website ontvangt onze hostingprovider je IP-adres en browsergegevens wanneer je de site bezoekt, en bewaart die een beperkte tijd in serverlogs voor beveiliging en het oplossen van storingen. Je browser downloadt ook lettertypen van Google Fonts en scriptbibliotheken van cdnjs (Cloudflare); die ontvangen dezelfde basisgegevens.

Klanten van het platform

Als jij of je organisatie het Voxion-platform gebruikt, verwerken we:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres en wachtwoord (dat we alleen als onomkeerbare hash bewaren), en profielgegevens die je toevoegt, zoals je telefoonnummer, bedrijfswebsite en branche.
• Teamleden: de namen en e-mailadressen van collega’s die je uitnodigt, en de rechten die je ze geeft.
• Factuurgegevens: je abonnement, betalingen en facturen. Betalingen verlopen via Mollie, dat je kaart- of bankgegevens verwerkt.
• Je assistenten: de instructies, instellingen, kennisbankdocumenten en telefoonnummers die je instelt.
• Gesprekken van je assistenten: chattranscripties, gespreksgegevens zoals het telefoonnummer van de beller en de duur van het gesprek, gespreks- en spraakopnamen als er wordt opgenomen, en automatische analyse van die gesprekken. Jij als klant bepaalt wat je assistenten verzamelen; wij verwerken deze gegevens in jouw opdracht.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: hoeveel je van de dienst gebruikt, zoals belminuten, en een logboek van belangrijke accountacties.
• Supportverzoeken die je ons stuurt.
• Gekoppelde apps: als je een agenda of CRM koppelt, zoals Google Calendar, HubSpot, Calendly of Zoho CRM, de toegang die nodig is voor de koppeling en de gegevens die je assistent daarin leest of schrijft.
• Meldingen: als je browsermeldingen aanzet, het abonnement dat je browser ons daarvoor geeft.

Waarom we je gegevens gebruiken

• Om het platform te leveren en te factureren, op basis van onze overeenkomst met jou.
• Om je vragen te beantwoorden, de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en ons product te verbeteren, op basis van ons gerechtvaardigd belang. Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken.
• Websiteanalyse, op basis van je toestemming, die je altijd kunt intrekken.
• Om facturen en betaalgegevens te bewaren, omdat de Nederlandse belastingwetgeving dat verplicht.

Wie ons helpt met de verwerking

We verkopen geen persoonsgegevens. We werken met de volgende dienstverleners, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

• Supabase: database, inloggen en bestandsopslag (gehost in India)
• DigitalOcean: hosting van het platform
• Hostinger: hosting van deze website
• Mollie: betalingen
• OpenAI en Groq: AI-modellen die de antwoorden van assistenten schrijven (Groq levert ook een deel van de stemmen)
• Deepgram: spraakherkenning en spraaksynthese
• ElevenLabs: spraaksynthese (stemmen)
• Telnyx: telefoonnummers en telefoongesprekken
• Resend: het versturen van e-mail
• Google: websiteanalyse (alleen met je toestemming) en, als je die koppelt, Google Calendar
• HubSpot, Calendly, Zoho en vergelijkbare apps: alleen als je ze aan je assistent koppelt

We kunnen gegevens ook verstrekken als de wet ons daartoe verplicht.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De database en bestandsopslag van het platform, met gespreksgegevens, opnamen en geüploade documenten, worden door Supabase gehost bij Amazon Web Services in Mumbai, India. Een aantal van onze andere dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens. Deze doorgiften vallen onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of, voor dienstverleners die daaronder gecertificeerd zijn, onder het EU-VS Data Privacy Framework. Je kunt ons om een kopie van deze waarborgen vragen.

Wat je ons moet geven

Om het platform te gebruiken, heb je accountgegevens nodig, en om op het contactformulier te antwoorden hebben we je naam en e-mailadres nodig. Zonder die gegevens kunnen we de dienst niet leveren of niet antwoorden. Al het andere is aan jou.

We nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je hebben.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Gesprekstranscripties, gespreksgegevens en opnamen: opnamen worden 12 maanden na het maken verwijderd. Transcripties en gespreksgegevens worden op hetzelfde moment uit het platform gehaald en gearchiveerd, en verwijderd als het account wordt verwijderd of op verzoek.
• Accountgegevens: zolang het account bestaat. Als een account wordt verwijderd, wissen we de gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwetgeving voorschrijft.
• Logboeken van accountactiviteit: 12 maanden. Gegevens over beheerwijzigingen aan abonnementen en facturatie bewaren we zolang dat nodig is voor verantwoording.
• Boekingen en bestellingen in onze demo’s: 30 dagen.
• Berichten via het contactformulier: zolang nodig om je aanvraag en de opvolging af te handelen.
• Websiteanalyse: zie het cookiebeleid.

Je rechten

Je kunt ons vragen om inzage in je persoonsgegevens en om ze te corrigeren, te verwijderen of over te dragen; je kunt ons vragen het gebruik ervan te beperken of daartegen bezwaar maken; en je kunt je toestemming altijd intrekken. Mail naar voxion@idataconsulting.ai. We reageren binnen een maand.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

We beschermen gegevens met versleutelde verbindingen, toegangscontroles die de gegevens van elke klant binnen het eigen account houden, en afgeschermde opslag voor opnamen en documenten. Als een datalek je gegevens in gevaar brengt, informeren we jou en de toezichthouder zoals de wet voorschrijft.

Wijzigingen

We passen dit beleid aan als onze verwerking verandert. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer het voor het laatst is gewijzigd.